L’Agence de services et de paiement (ASP) is een Franse publieke onderneming die verantwoordelijk is voor de uitvoering van Europese en nationale openbare beleidsmaatregelen. Zo heeft de ASP een website genaamd SYLAé beschikbaar gesteld voor werkgevers van gesubsidieerde contracten. Deze laatste is verplicht sinds 1 juli 2015 en maakt online invoer van de aanwezigheidsstaten van gesubsidieerde contracten mogelijk. Dit artikel biedt informatie over het gebruik van SYLAé.
Hoe kunnen werkgevers SYLAé gebruiken?
Om SYLAé te gebruiken, moet men eerst een account hebben op het digitale portaal om in te loggen. Het verkrijgen van dit account gebeurt door zich in te schrijven op de officiële site van het ASP portaal. Zodra de inschrijving is voltooid, ontvangt u de inloggegevens waarmee u toegang krijgt tot het platform. De ASP behandelt prioriteit de dossiers van werkgevers die het elektronische certificaat bezitten. Werkgevers moeten zich dus voorzien van dit certificaat om een snelle behandeling van hun dossiers door de administratie te kunnen genieten. Hiervoor vereist sylae asp het gebruik van een digitaal certificaat van minimaal niveau RGS* volgens decreet 2010-2012.
Zie ook : Hoe een afwezigheidsmelding op school te beheren?
Verschillende bedrijven verkopen het elektronische certificaat. Hierdoor zijn werkgevers vrij om het waar dan ook aan te schaffen. Ze moeten er echter voor zorgen dat het certificaat erkend wordt door de ASP. Eenmaal ter plaatse is het aan de werkgever om het elektronische certificaat aan te passen aan zijn eigen gegevens. Vervolgens moet hij de aankoop valideren om het certificaat te ontvangen via download. Bovendien is het mogelijk om het elektronische certificaat te verkrijgen via een USB-stick of in een softwareformaat. Tot slot is het aan de werkgever om het certificaat op zijn computer te installeren. Dit stelt hem in staat om het effectief te gebruiken om de gesubsidieerde contracten van zijn werknemers zo goed mogelijk te volgen.
Bovendien worden de consultaties, gegevens, updates en uitwisselingen in de SYLAÉ-applicatie bewaard. Deze bewaring gebeurt gedurende de periode waarin de verantwoordelijkheid van de openbare accountant loopt. In de praktijk overschrijdt deze periode niet meer dan 5 jaar na de datum van voltooiing van de individuele overeenkomst. Tot slot moet de werkgever voldoen aan de verplichting om maandelijks de bewijsstukken te verstrekken die de effectiviteit van de activiteit van de werknemer aantonen.
Lees ook : Oplossingen voor veelvoorkomende Minecraft-problemen: Hoe online tools effectief te gebruiken
Welke gegevens kunnen worden verzonden via het SYLAé-portaal?
Volgens het besluit van 26 november 2012 zijn de gegevens die door werkgevers over hun werknemers worden verklaard en aan het Agentschap worden verzonden:
- de namen en voornamen van de werknemers evenals het registratienummer van de individuele overeenkomst;
- de begin- en einddata van het contract;
- het aantal afwezigheden op de werkplek;
- de bankgegevens van de werkgever evenals het salaris van de werknemers;
- de maand van opschorting en de reden van opschorting.
Bovendien is het verzenden van deze informatie naar SYLAé gratis en kan op twee manieren gebeuren. Ten eerste kan de werkgever alle bewijsstukken afdrukken om deze per post naar de ASP te verzenden. Het is belangrijk op te merken dat de verwerking van gegevens die per post worden verzonden traag en enigszins omslachtig is. Dit kanaal vereist echter geen extra kosten voor het volgen van de aanwezigheidsstaten van de werknemers. Ten tweede kan de werkgever alle informatie rechtstreeks online verzenden. Dit verzendkanaal is zeer snel, maar vereist de aankoop van het elektronische certificaat.
Wat is het nut van SYLAé?
SYLAé (Systeem van Vrije Toegang voor Werkgevers) is een digitaal portaal ontworpen door het Agentschap voor Diensten en Betalingen (ASP). Het heeft als doel de verplichtingen van werkgevers jegens het agentschap te vereenvoudigen en te vergemakkelijken. In feite zorgen zij voor de verklaring van de aanwezigheidsstaten van hun werknemers die profiteren van gesubsidieerde contracten. Om dit te bereiken, is de werkgever verplicht om naar het hoofdkantoor van de ASP te gaan om een grote hoeveelheid papierwerk te verstrekken en in te vullen.
Om de taak voor werkgevers te vergemakkelijken, biedt de ASP, door middel van de digitalisering van haar diensten, een hulpmiddel voor betrouwbare en veilige uitwisselingen aan hen. Zo stelt sylae asp de indieners in staat om hun verklaring online te doen zonder postvertraging of verzendkosten. Hierdoor is het indienen van loonstroken niet meer verplicht.