El uso de su vehículo personal para viajes de negocios da derecho al empleado, bajo ciertas condiciones, al reembolso de los gastos de kilometraje por parte del empleador, ya sea en forma de una tarifa fija o de una indemnización de kilometraje real. El cálculo de los gastos de kilometraje y de las indemnizaciones de kilometraje responde a normas estrictas. Recordatorio de las reglas y consejos para facilitar la tarea de los empleados y del servicio contable.
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Reembolso de los gastos de kilometraje por parte del empleador
Carga kilométrica: ¿qué es?
Los gastos profesionales corresponden, a modo de recordatorio, a los gastos incurridos por los empleados en el marco de su actividad profesional y en interés de la empresa. El reembolso de estos gastos está regulado y puede adoptar diferentes formas. Las indemnizaciones de kilometraje pertenecen a esta categoría si el viaje está debidamente justificado y se encuentra dentro del marco legislativo.
Los gastos de kilometraje — o indemnización de kilometraje — hacen referencia a los gastos incurridos por empleados y directivos en el uso de su vehículo personal en el ejercicio de una misión profesional.
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De acuerdo con la tabla de cálculo de los gastos de kilometraje establecida por la administración fiscal, el empleado o agente puede deducir sus gastos — combustible, desgaste, seguro… — del monto de su impuesto sobre la renta. Este beneficio fiscal se concede, bajo ciertas condiciones, a los empleados de la empresa que utilizan su vehículo personal en el marco de su actividad profesional, independientemente de su estatus o nivel de remuneración — el directivo está implicado de la misma manera que el empleado del SMIC o de la ETAM.
Asignaciones kilométricas: las condiciones de
prestación Los gastos de kilometraje solo pueden ser reembolsados bajo ciertas condiciones.
- En primer lugar, el vehículo no debe estar registrado a nombre de la empresa. En este caso, los costos incurridos ya son soportados por la empresa, por lo que el empleado no puede reclamar una indemnización.
- Por otro lado, el empleado debe ser capaz de justificar sus gastos de desplazamiento informando a la empresa sobre la fecha, el lugar del viaje, el número de kilómetros recorridos y el nombre del cliente relacionado con el viaje.
- En segundo lugar, la franquicia kilométrica solo puede aplicarse si el trayecto es de más de 50 km y la destinación se encuentra a más de una hora y media en transporte público. Si el trayecto es inferior a estas distancias, el empleado no tiene derecho al reembolso de sus gastos de kilometraje por parte del empleador.
- Finalmente, por supuesto, es importante recordar que las indemnizaciones de kilometraje solo pueden corresponder a los desplazamientos profesionales cuando el empleado utiliza su vehículo personal.
Los gastos de desplazamiento no pueden ser reembolsados, como se indicó anteriormente, a menos que el empleado esté obligado a utilizar su vehículo de negocios en el marco de sus viajes de negocios. Esto le permitirá ser indemnizado según el calendario anual de kilometraje si realiza un proceso de negocio al dirigirse a un prospecto, si va a un cliente, si va a un restaurante con un cliente (deberá entonces hacer un informe de gastos si paga por el restaurante), etc.
¿Compensación kilométrica para los desplazamientos hogar/trabajo?
En general, se considera que el trayecto para ir al trabajo no es reembolsado como honorarios profesionales. Sin embargo, según la URSSAF, un viaje así puede encuadrarse en este marco si se establece que el empleado debe tomar su propio vehículo para trabajar debido a problemas de horarios que no le permiten utilizar el transporte público o si este transporte no le permite desplazarse cerca de su lugar de trabajo.
Atención: para beneficiarse del reembolso de los gastos de kilometraje por parte del empleador, debe probarse que la lejanía que implica la obligación de tomar su propio vehículo no está relacionada con la conveniencia personal. Tenga en cuenta que el empleado debe certificar que no lleva a un colega que tenga derecho a esta indemnización de kilometraje.
Costos reales o indemnización fija de kilometraje?
Cálculo de los costos reales según la escala kilométrica o la indemnización fija de kilometraje para la gestión de su vehículo personal: la pregunta se plantea regularmente para calcular la deducción fiscal aplicable en el momento de la declaración de impuestos. Existen 2 posibilidades: la deducción fija del 10%, o la deducción de gastos de kilometraje por su monto real, de acuerdo con la tabla de impuestos. Un resumen sobre estas dos alternativas.
Costos reales
Los costos reales, como gastos profesionales, se calculan a la luz de los gastos incurridos por el empleado en el marco de su trabajo, por el monto exacto de los gastos incurridos por el empleado.
En principio, la administración fiscal concede una deducción fija automática del 10% sobre la renta imponible del empleado.
Cuando el monto de los gastos incurridos con fines profesionales es claramente más alto, la administración fiscal permite el cálculo de los gastos de kilometraje sobre la base del cálculo de los gastos reales. En otras palabras, el empleado puede deducir los costos de kilometraje reales incurridos según la escala kilométrica para beneficiarse de un beneficio fiscal aún más atractivo. Atención: los gastos de kilometraje para el cálculo de la franquicia kilométrica deben estar debidamente justificados.
¿Qué cubren las franquicias kilométricas?
La indemnización de kilometraje está destinada a cubrir todos los gastos relacionados con el uso de un vehículo personal durante un viaje de negocios. Se consideran viajes de negocios: visitas a un cliente, viajes de exploración, entregas…
Los gastos que deben ser reembolsados mediante la asignación de kilometraje incluyen:
- Gastos de kilometraje relacionados con el desgaste del vehículo: limpieza y mantenimiento del vehículo, cambio de neumáticos, gastos de reparación y amortización del vehículo.
- El costo del seguro de auto.
- El combustible.
- Los gastos de estacionamiento.
Nota: si un empleado debe asistir a una cita profesional y estacionarse en un aparcamiento de pago, puede ser reembolsado al presentar la factura. Sin embargo, si trabaja en el centro de la ciudad y se ve obligado a estacionarse en un aparcamiento de pago para ir al trabajo, los costos no serán cubiertos por la empresa. Sin embargo, existen excepciones, como el reembolso de los gastos de desplazamiento a casa o al trabajo (restricciones de tiempo y situación geográfica).
Deducción fija o cálculo de los costos reales: las reglas de acumulación
En el caso de una opción de deducción basada en el cálculo de los costos reales, el beneficio de la indemnización fija por kilómetro queda excluido. Sin embargo, es posible deducir ciertos gastos que no están incluidos en la tabla de kilometraje. Estos gastos incluyen los siguientes:
- Gastos de peaje.
- Gastos de estacionamiento y garaje.
- Gastos de reparación en caso de accidente.
Tabla de derechos kilométricos 2020
La tabla de gastos de kilometraje 2020 para el cálculo de la deducción de kilometraje aplicable a la declaración de ingresos de 2020 aún no ha sido publicada. Aquí está la escala IK 2019.
Reembolso de los gastos de kilometraje excluyendo coches
Reembolso de los gastos de kilometraje en bicicleta
Desde 2016, la administración fiscal autoriza el reembolso de los gastos de kilometraje, mediante una asignación de kilometraje, para los desplazamientos en bicicleta.
Las reglas de cálculo de los gastos de kilometraje:
- El reembolso se realiza sobre la base de 25 céntimos de euro por kilómetro recorrido.
- Cada empleado no tiene derecho a un reembolso superior a 200€ por año.
Tenga en cuenta que el uso de una bicicleta eléctrica también tiene derecho al reembolso de los gastos de kilometraje, en las mismas condiciones.
El pago de la indemnización de kilometraje relacionada con el uso de su bicicleta personal por parte del empleado no es obligatorio para el empleador.
Reembolso kilométrico para scooter
A pesar del crecimiento de este modo de transporte, el Gobierno aún no ha establecido regulaciones sobre el reembolso y el cálculo de los costos kilométricos de los scooters. Es probable que, dada la evolución de las costumbres, la aplicación de la franquicia de kilometraje a los scooters deba evolucionar — con el pago de una indemnización por kilómetro recorrido.
Reembolso por kilómetro para el carpooling
Los empleados que utilizan el carpooling no pueden acumular asignaciones kilométricas: solo el propietario del vehículo puede solicitar el reembolso de sus gastos de kilometraje.
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Asignación kilométrica y kilometraje: salir del rompecabezas
La gestión de los gastos de kilometraje puede llevar mucho tiempo y, a menudo, un esfuerzo administrativo considerable. Todo esto tiene un costo que puede ser reducido optimizando la gestión de los gastos de kilometraje. ¿Cómo? Utilizando una aplicación completa diseñada para satisfacer las expectativas de cada profesional, independientemente del tamaño de la estructura. N2F ha sido diseñado para este fin.
Una aplicación todo-en-uno para gestionar sus cuotas de kilometraje
Entre las ventajas de la aplicación N2F se encuentra el módulo de Google Maps, integrado tanto en la aplicación móvil como en la aplicación web, lo que permite ahorrar un tiempo valioso. Ofrece la posibilidad de encontrar rápidamente la distancia recorrida, ideal si olvidó leer su contador. No es necesario salir de la aplicación para obtener la información que necesita para reembolsar su prima de kilometraje. Usted introduce los lugares de salida y llegada, N2F calcula automáticamente la distancia recorrida, incluidas las etapas de la ruta, si corresponde, así como el monto de los gastos de kilometraje a reembolsar. La aplicación está siempre actualizada con la tabla de gastos de kilometraje aplicable y la aplica automáticamente en función de la potencia fiscal de su vehículo. Lo indiscutible: se genera inmediatamente una prueba de viaje y se asocia a su viaje.
Este módulo está asociado al que se llama Lugares. El objetivo es siempre ahorrar tiempo, este módulo le permite ingresar el nombre de la empresa sin tener que buscar su dirección usted mismo. La distancia se calculará automáticamente.
Otra característica clave de esta aplicación dedicada a los gastos de kilometraje es la posibilidad de registrar los viajes favoritos. Si tiene clientes recurrentes, no es raro que los visite regularmente, por lo que no tiene que perder tiempo ingresando esta ruta nuevamente. Una vez registrado, solo tiene que seleccionarlo y agregarlo a sus viajes mensuales. Para un restaurador que se abastece todos los días o todas las semanas en el mismo lugar, esta funcionalidad es imprescindible.
Pero hemos decidido ir aún más lejos considerando todas las posibilidades. Así, N2F es capaz de deducir la distancia al trabajo si uno de sus empleados sale de casa y no de la empresa para ir a un cliente, gracias a la función “salida de mi casa”.
En N2F, puede configurar fácilmente su vehículo: potencia fiscal, energía… Incluso puede fotografiar todos los documentos reglamentarios, como un permiso de circulación y un certificado de seguro.
Opte por una gestión más simple e intuitiva de sus gastos de kilometraje y olvide los cálculos apoteósicos. N2F es una solución fiable que le asegura estar al día con la normativa vigente, para protegerle de cualquier ajuste fiscal. De hecho, la tabla de kilometraje se modifica en tiempo real tan pronto como se publica. Sin embargo, si tiene la posibilidad de aplicar su propia tabla, le permitimos personalizar nuestra aplicación. Pruebe nuestra aplicación 2F de forma gratuita.
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