A utilização do seu veículo pessoal para viagens de negócios dá direito ao empregado, sob certas condições, ao reembolso das despesas de quilometragem pelo empregador, sob a forma de uma taxa fixa ou de uma indenização de quilometragem real. O cálculo das despesas de quilometragem e das indenizações de quilometragem segue normas rigorosas. Lembrete das regras e dicas para facilitar a tarefa dos empregados e do serviço contábil.
Reembolso das despesas de quilometragem pelo empregador
Despesa de quilometragem: o que é?
As despesas profissionais correspondem, para memória, às despesas incorridas pelos empregados no âmbito de sua atividade profissional e no interesse da empresa. O reembolso dessas despesas é regulamentado e pode assumir diferentes formas. As indenizações de quilometragem pertencem a essa categoria se a viagem estiver devidamente justificada e se enquadrar no quadro legislativo.
As despesas de quilometragem — ou indenização de quilometragem — referem-se às despesas incorridas por empregados e gestores na utilização de seu veículo pessoal no exercício de uma missão profissional.
De acordo com a tabela de cálculo das despesas de quilometragem estabelecida pela administração fiscal, o empregado ou agente pode deduzir suas despesas — combustível, desgaste, seguro… — do valor do seu imposto de renda. Este benefício fiscal é concedido, sob certas condições, aos empregados da empresa que utilizam seu veículo pessoal no âmbito de sua atividade profissional, independentemente de seu status ou nível de remuneração — o dirigente está envolvido da mesma forma que o empregado que recebe o salário mínimo ou o ETAM.
Indenizações de quilometragem: as condições de
prestação As despesas de quilometragem só podem ser reembolsadas sob certas condições.
- Primeiramente, o veículo não deve estar registrado em nome da empresa. Nesse caso, os custos incorridos já são suportados pela empresa, de modo que o empregado não pode reivindicar uma indenização.
- Por outro lado, o empregado deve ser capaz de justificar suas despesas de deslocamento informando à empresa a data, o local da viagem, o número de quilômetros percorridos e o nome do cliente envolvido na viagem.
- Em segundo lugar, a franquia de quilometragem só pode ser aplicada se o trajeto for superior a 50 km e o destino estiver a mais de uma hora e meia em transporte público. Se o trajeto for inferior a essas distâncias, o empregado não tem direito ao reembolso de suas despesas de quilometragem pelo empregador.
- Por fim, claro, é importante lembrar que as indenizações de quilometragem só podem corresponder aos deslocamentos profissionais quando o empregado utiliza seu veículo pessoal.
As despesas de deslocamento não podem ser reembolsadas, como indicado acima, a menos que o empregado seja obrigado a usar seu veículo de negócios no âmbito de suas viagens de negócios. Isso permitirá que ele seja indenizado de acordo com o calendário anual de quilometragem se realizar um processo de negócios ao visitar um cliente potencial, se for a um cliente, se for a um restaurante com um cliente (ele deverá então fazer um relatório de despesas se pagar pelo restaurante), etc.
Indenização de quilometragem para deslocamentos casa/trabalho?
Em geral, considera-se que o trajeto para ir ao trabalho não é reembolsado como honorários profissionais. No entanto, de acordo com a URSSAF, uma viagem desse tipo pode se enquadrar nesse contexto se ficar estabelecido que o empregado deve usar seu próprio veículo para trabalhar devido a problemas de horário que não lhe permitem utilizar o transporte público ou se esse transporte não lhe permite se deslocar perto de seu local de trabalho.
Atenção: para se beneficiar do reembolso das despesas de quilometragem pelo empregador, é necessário provar que a distância que implica a obrigação de usar seu próprio veículo não está relacionada à conveniência pessoal. Observe que o empregado deve certificar que não está transportando um colega que tem direito a essa indenização de quilometragem.
Custos reais ou indenização fixa de quilometragem?
Cálculo dos custos reais de acordo com a tabela de quilometragem ou a indenização fixa de quilometragem para a gestão do seu veículo pessoal: a questão surge regularmente para calcular a dedução fiscal aplicável no momento da declaração de imposto. De fato, existem 2 possibilidades: a dedução fixa de 10%, ou a dedução das despesas de quilometragem pelo seu valor real, de acordo com a tabela de impostos. O ponto sobre essas duas alternativas.
Custos reais
Os custos reais, como despesas profissionais, são calculados à luz das despesas incorridas pelo empregado no âmbito de seu trabalho, pelo valor exato das despesas incorridas pelo empregado.
Em princípio, a administração fiscal concede uma dedução fixa automática de 10% sobre a renda tributável do empregado.
Quando o valor das despesas incorridas para fins profissionais é claramente mais alto, a administração fiscal permite o cálculo das despesas de quilometragem com base no cálculo das despesas reais. Em outras palavras, o empregado pode deduzir os custos de quilometragem reais incorridos de acordo com a tabela de quilometragem para obter um benefício fiscal ainda mais atraente. Atenção: as despesas de quilometragem para o cálculo da franquia de quilometragem devem ser devidamente justificadas.
O que cobrem as franquias de quilometragem?
A indenização de quilometragem destina-se a cobrir todas as despesas relacionadas ao uso de um veículo pessoal durante uma viagem de negócios. Consideram-se viagens de negócios: visitas a um cliente, viagens de exploração, entregas…
As despesas que devem ser reembolsadas por meio da indenização de quilometragem incluem:
- Despesas de quilometragem relacionadas ao desgaste do veículo: limpeza e manutenção do veículo, troca de pneus, despesas de reparo e depreciação do veículo.
- O custo do seguro de automóvel.
- O combustível.
- As despesas de estacionamento.
Observação: se um empregado deve ir a uma reunião profissional e estacionar em um estacionamento pago, ele pode ser reembolsado mediante apresentação da fatura. No entanto, se ele trabalha no centro da cidade e é obrigado a estacionar em um estacionamento pago para ir ao trabalho, os custos não serão suportados pela empresa. No entanto, existem exceções, como o reembolso das despesas de deslocamento de casa para o trabalho (restrições de tempo e situação geográfica).
Dedução fixa ou cálculo dos custos reais: as regras de acúmulo
No caso de uma opção de dedução baseada no cálculo dos custos reais, o benefício da indenização fixa por quilômetro é excluído. No entanto, é possível deduzir algumas despesas que não estão incluídas na tabela de quilometragem. Essas despesas incluem as seguintes:
- Despesas de pedágio.
- Despesas de estacionamento e garagem.
- Despesas de reparo em caso de acidente.
Tabela de direitos de quilometragem 2020
A tabela das despesas de quilometragem 2020 para o cálculo da dedução de quilometragem aplicável à declaração de impostos de 2020 ainda não foi publicada. Aqui está a tabela IK 2019.
Reembolso das despesas de quilometragem excluindo carros
Reembolso das despesas de quilometragem por bicicleta
Desde 2016, a administração fiscal autoriza o reembolso das despesas de quilometragem, por meio de uma indenização de quilometragem, para deslocamentos de bicicleta.
As regras de cálculo das despesas de quilometragem:
- O reembolso é feito com base em 25 centavos de euro por quilômetro percorrido.
- Cada empregado não tem direito a um reembolso superior a 200€ por ano.
Observe que o uso de uma bicicleta elétrica também tem direito ao reembolso das despesas de quilometragem, nas mesmas condições.
O pagamento da indenização de quilometragem relacionada ao uso de sua bicicleta pessoal pelo empregado não é obrigatório para o empregador.
Reembolso quilométrico para scooter
Apesar do crescimento desse modo de transporte, o Governo ainda não implementou regulamentações sobre o reembolso e o cálculo das despesas quilométricas de scooters. É provável que, considerando a evolução dos costumes, a aplicação da franquia de quilometragem para scooters deva evoluir — com o pagamento de uma indenização por quilômetro percorrido.
Reembolso por quilômetro para carona
Os empregados que utilizam carona não podem acumular indenizações de quilometragem: apenas o proprietário do veículo pode solicitar o reembolso de suas despesas de quilometragem.
Leia também: Gestão de relatórios de despesas — os erros mais comuns
Indenização de quilometragem e quilometragem: Saindo do quebra-cabeça
A gestão das despesas de quilometragem pode levar muito tempo e frequentemente requer um esforço administrativo significativo. Tudo isso tem um custo que pode ser reduzido otimizando a gestão das despesas de quilometragem. Como? Utilizando um aplicativo completo projetado para atender às expectativas de cada profissional, independentemente do tamanho da estrutura. O N2F foi concebido para esse fim.
Um aplicativo tudo-em-um para gerenciar suas cotas de quilometragem
Entre as vantagens do aplicativo N2F está o módulo Google Maps, integrado tanto ao aplicativo móvel quanto ao aplicativo web, o que permite economizar um tempo precioso. Ele oferece a possibilidade de encontrar rapidamente a distância percorrida, ideal se você esqueceu de ler seu odômetro. Não é necessário sair do aplicativo para obter as informações necessárias para reembolsar sua indenização de quilometragem. Você insere os locais de partida e chegada, o N2F calcula automaticamente a distância percorrida, incluindo as etapas do itinerário, se necessário, bem como o valor das despesas de quilometragem a serem reembolsadas. O aplicativo está sempre atualizado com a tabela de despesas de quilometragem aplicável e a aplica automaticamente de acordo com a potência fiscal do seu veículo. O indiscutível: uma prova de viagem é gerada imediatamente e associada à sua viagem.
Este módulo é associado ao chamado módulo Locais. O objetivo é sempre economizar tempo, este módulo permite que você insira o nome da empresa sem precisar procurar seu endereço você mesmo. A distância será calculada automaticamente.
Outra característica chave deste aplicativo dedicado às despesas de quilometragem é a possibilidade de registrar as viagens favoritas. Se você tem clientes recorrentes, não é raro que você os visite regularmente, de modo que não precise perder tempo digitando essa rota novamente. Uma vez registrado, basta selecioná-lo e adicioná-lo às suas viagens mensais. Para um restaurador que se abastece todos os dias ou todas as semanas no mesmo local, essa funcionalidade é indispensável.
Mas decidimos ir ainda mais longe considerando todas as possibilidades. Assim, o N2F é capaz de deduzir a distância até o trabalho se um de seus empregados sair de casa e não da empresa para ir a um cliente, graças à função “partida da minha casa”.
No N2F, você pode facilmente configurar seu veículo: potência fiscal, energia… Você pode até fotografar todos os documentos regulamentares, como um documento de registro e um certificado de seguro.
Opte por uma gestão mais simples e intuitiva de suas despesas de quilometragem e esqueça os cálculos apoteóticos. O N2F é uma solução confiável que garante que você esteja atualizado com a regulamentação vigente, para protegê-lo contra qualquer ajuste fiscal. De fato, a tabela de quilometragem é alterada em tempo real assim que é publicada. No entanto, se você tiver a possibilidade de aplicar sua própria tabela, permitimos que você personalize nosso aplicativo. Experimente nosso aplicativo N2F gratuitamente.
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