Het gebruik van een persoonlijk voertuig voor zakelijke reizen geeft de werknemer, onder bepaalde voorwaarden, recht op vergoeding van de kilometerkosten door de werkgever, in de vorm van een forfaitair tarief of een werkelijke kilometervergoeding. De berekening van de kilometerkosten en de kilometervergoedingen volgt strikte normen. Hier zijn de regels en tips om het de werknemers en de boekhoudafdeling gemakkelijker te maken.
Lees ook : Wat is de beste verzekering voor katten?
Vergoeding van de kilometerkosten door de werkgever
Kilometervergoeding: wat is het?
Zakelijke uitgaven zijn, ter herinnering, de kosten die werknemers maken in het kader van hun professionele activiteiten en in het belang van het bedrijf. De vergoeding van deze uitgaven is gereguleerd en kan verschillende vormen aannemen. Kilometervergoedingen vallen onder deze categorie als de reis goed is gerechtvaardigd en binnen het wettelijke kader valt.
De kilometerkosten — of kilometervergoeding — verwijzen naar de uitgaven gemaakt door werknemers en managers in het gebruik van hun persoonlijke voertuig in het kader van een professionele opdracht.
Aanvullende lectuur : Wat is het nut van een energieprestatiediagnose?
Conform de berekeningsnormen voor kilometerkosten vastgesteld door de belastingdienst, kan de werknemer of agent zijn uitgaven — brandstof, slijtage, verzekering… — aftrekken van zijn inkomstenbelasting. Dit belastingvoordeel komt, onder bepaalde voorwaarden, ten goede aan de werknemers van het bedrijf die hun persoonlijke voertuig gebruiken in het kader van hun professionele activiteiten, ongeacht hun status of beloningsniveau — de directeur is op dezelfde manier betrokken als de werknemer die het minimumloon of de ETAM ontvangt.
Kilometervergoedingen: de voorwaarden voor
vergoeding Kilometerkosten kunnen alleen onder bepaalde voorwaarden worden vergoed.
- Ten eerste, het voertuig mag niet op naam van het bedrijf staan. In dat geval worden de gemaakte kosten al door het bedrijf gedragen, zodat de werknemer geen vergoeding kan claimen.
- Daarentegen moet de werknemer in staat zijn om zijn reisuitgaven te rechtvaardigen door het bedrijf te informeren over de datum, de plaats van de reis, het aantal gereden kilometers en de naam van de betrokken klant.
- Ten tweede, de kilometerfranchise kan alleen worden toegepast als de reis meer dan 50 km is en de bestemming meer dan anderhalf uur met het openbaar vervoer bereikbaar is. Als de reis korter is dan deze afstanden, heeft de werknemer geen recht op vergoeding van zijn kilometerkosten door de werkgever.
- Tot slot is het natuurlijk belangrijk om te onthouden dat kilometervergoedingen alleen van toepassing zijn op zakelijke reizen wanneer de werknemer zijn persoonlijke voertuig gebruikt.
Reisuitgaven kunnen, zoals hierboven vermeld, alleen worden vergoed als de werknemer verplicht is zijn bedrijfsvoertuig te gebruiken voor zijn zakelijke reizen. Dit stelt hem in staat om vergoed te worden volgens de jaarlijkse kilometervergoeding als hij een zakelijke afspraak maakt met een prospect, als hij naar een klant gaat, als hij met een klant naar een restaurant gaat (hij moet dan een onkostenrekening indienen als hij voor het restaurant betaalt), enzovoort.
Kilometervergoeding voor woon-werkverkeer?
Over het algemeen wordt aangenomen dat de reis naar het werk niet wordt vergoed als beroepskosten. Echter, volgens de URSSAF kan een dergelijke reis binnen dit kader vallen als kan worden aangetoond dat de werknemer zijn eigen voertuig moet nemen om te werken vanwege planningsproblemen die hem niet in staat stellen om het openbaar vervoer te nemen of als dit vervoer hem niet in staat stelt om zich dicht bij zijn werkplek te verplaatsen.
Let op: om in aanmerking te komen voor vergoeding van de kilometerkosten door de werkgever, moet echter worden aangetoond dat de afstand die het noodzakelijk maakt om zijn eigen voertuig te nemen, niet gerelateerd is aan persoonlijke voorkeur. Houd er rekening mee dat de werknemer moet bevestigen dat hij geen collega vervoert die recht heeft op deze kilometervergoeding.
Werkelijke kosten of forfaitaire kilometervergoeding?
Berekening van de werkelijke kosten volgens de kilometerregeling of de forfaitaire kilometervergoeding voor het beheer van uw persoonlijke voertuig: de vraag komt regelmatig op om de belastingaftrek te berekenen die van toepassing is op het moment van de belastingaangifte. Er zijn inderdaad 2 mogelijkheden: de forfaitaire aftrek van 10%, of de aftrek van kilometerkosten voor hun werkelijke bedrag, volgens de belastingtarieven. Hier een overzicht van deze twee alternatieven.
Werkelijke kosten
De werkelijke kosten, als zakelijke uitgaven, worden berekend op basis van de uitgaven die de werknemer maakt in het kader van zijn werk, voor het exacte bedrag van de door de werknemer gemaakte uitgaven.
In principe verleent de belastingdienst een automatische forfaitaire aftrek van 10% op het belastbare inkomen van de werknemer.
Wanneer het bedrag aan uitgaven voor zakelijke doeleinden duidelijk hoger is, staat de belastingdienst de berekening van de kilometerkosten toe op basis van de werkelijke uitgaven. Met andere woorden, de werknemer kan de werkelijke kilometerkosten die zijn gemaakt volgens de kilometerregeling aftrekken om te profiteren van een nog aantrekkelijker belastingvoordeel. Let op: de kilometerkosten voor de berekening van de kilometerfranchise moeten goed worden gerechtvaardigd.
Wat dekt de kilometerfranchises?
De kilometervergoeding is bedoeld om alle kosten te dekken die verband houden met het gebruik van een persoonlijk voertuig tijdens een zakelijke reis. Onder zakelijke reizen worden verstaan: bezoeken aan een klant, verkenningsreizen, leveringen…
De uitgaven die moeten worden vergoed via de kilometervergoeding omvatten:
- Kilometerkosten gerelateerd aan de slijtage van het voertuig: schoonmaak en onderhoud van het voertuig, vervanging van banden, reparatiekosten en afschrijving van het voertuig.
- De kosten van autoverzekering.
- Brandstof.
- Parkeerkosten.
Opmerking: als een werknemer naar een zakelijke afspraak moet gaan en moet parkeren in een betaald parkeerterrein, kan hij worden vergoed op vertoon van de factuur. Echter, als hij in het hart van de stad werkt en gedwongen is om te parkeren in een betaald parkeerterrein om naar zijn werk te gaan, zullen de kosten niet door het bedrijf worden gedragen. Er zijn echter uitzonderingen, zoals de vergoeding van woon-werkverkeer (tijdgebonden en geografische situatie).
Forfaitaire aftrek of berekening van werkelijke kosten: de cumulatieregels
In het geval van een aftrekoptie gebaseerd op de berekening van werkelijke kosten, is het voordeel van de forfaitaire kilometervergoeding uitgesloten. Het is echter mogelijk om bepaalde kosten af te trekken die niet zijn inbegrepen in de kilometerregeling. Deze uitgaven omvatten de volgende kosten:
- Tolkosten.
- Parkeer- en garagekosten.
- Reparatiekosten in geval van een ongeval.
Kilometervergoeding 2020
De kilometervergoeding 2020 voor de berekening van de kilometeraftrek die van toepassing is op de belastingaangifte van 2020 is nog niet gepubliceerd. Hier is de IK-schaal 2019.
Vergoeding van kilometerkosten met uitzondering van auto’s
Vergoeding van kilometerkosten per fiets
Sinds 2016 staat de belastingdienst de vergoeding van kilometerkosten toe, via een kilometervergoeding, voor verplaatsingen per fiets.
De regels voor het berekenen van kilometerkosten:
- De vergoeding wordt berekend op basis van 25 cent per gereden kilometer.
- Elke werknemer heeft recht op een vergoeding van maximaal 200€ per jaar.
Houd er rekening mee dat het gebruik van een elektrische fiets ook recht geeft op vergoeding van kilometerkosten, onder dezelfde voorwaarden.
De betaling van de kilometervergoeding voor het gebruik van zijn persoonlijke fiets door de werknemer is niet verplicht voor de werkgever.
Kilometervergoeding voor scooter
Ondanks de groei van deze vervoerswijze heeft de regering nog geen regels opgesteld voor de vergoeding en berekening van kilometerkosten voor scooters. Het is waarschijnlijk dat, gezien de evolutie van de gewoonten, de toepassing van de kilometerfranchise op scooters zal evolueren — met de betaling van een vergoeding per gereden kilometer.
Vergoeding per kilometer voor carpoolen
Werknemers die carpoolen kunnen geen kilometervergoedingen accumuleren: alleen de eigenaar van het voertuig kan de vergoeding van zijn kilometerkosten aanvragen.
Lees ook: Beheer van onkostenstaten — de meest voorkomende fouten
Kilometervergoeding en kilometervergoeding: Uit de puzzel komen
Het beheer van kilometerkosten kan veel tijd kosten en vaak een aanzienlijke administratieve inspanning vereisen. Dit alles heeft een kosten die kan worden verlaagd door het beheer van kilometerkosten te optimaliseren. Hoe? Door gebruik te maken van een complete applicatie die is ontworpen om te voldoen aan de verwachtingen van elke professional, ongeacht de grootte van de organisatie. N2F is hiervoor ontworpen.
Een alles-in-één applicatie voor het beheren van uw kilometerquota
Een van de voordelen van de N2F-app is de Google Maps-module, geïntegreerd in zowel de mobiele app als de webapp, wat kostbare tijd bespaart. Het biedt de mogelijkheid om snel de afgelegde afstand te vinden, ideaal als u vergeten bent uw meter af te lezen. U hoeft de app niet te verlaten om de informatie te verkrijgen die u nodig heeft om uw kilometervergoeding te vergoeden. U voert de vertrek- en aankomstlocaties in, N2F berekent automatisch de afgelegde afstand, inclusief eventuele tussenstops van de route, evenals het bedrag van de te vergoeden kilometerkosten. De app is altijd up-to-date met de geldende kilometervergoeding en past deze automatisch toe op basis van de fiscale kracht van uw voertuig. Het onmiskenbare: een reisbewijs wordt onmiddellijk gegenereerd en gekoppeld aan uw reis.
Deze module is gekoppeld aan de module genaamd Plaatsen. Het doel is altijd om tijd te besparen, deze module stelt u in staat om de naam van het bedrijf in te voeren zonder zelf het adres te hoeven opzoeken. De afstand wordt automatisch berekend.
Een andere belangrijke functie van deze app voor kilometerkosten is de mogelijkheid om favoriete reizen op te slaan. Als u terugkerende klanten heeft, is het niet ongebruikelijk dat u hen regelmatig bezoekt, zodat u geen tijd verliest met het opnieuw invoeren van deze route. Eenmaal opgeslagen, hoeft u het alleen maar op te halen en toe te voegen aan uw maandelijkse reizen. Voor een restaurateur die dagelijks of wekelijks bij dezelfde plek inkoopt, is deze functie een must.
Maar we hebben ervoor gekozen om nog verder te gaan door alle mogelijkheden te overwegen. Zo is N2F in staat om de afstand naar het werk af te trekken als een van uw werknemers van huis vertrekt en niet van het bedrijf om naar een klant te gaan, dankzij de functie “vertrek vanuit mijn huis”.
In N2F kunt u eenvoudig uw voertuig configureren: fiscale kracht, energie… U kunt zelfs foto’s maken van alle wettelijke documenten, zoals een kentekenbewijs en een verzekeringscertificaat.
Kies voor een eenvoudiger en intuïtiever beheer van uw kilometerkosten en vergeet de apothekersberekeningen. N2F is een betrouwbare oplossing die u verzekert dat u up-to-date bent met de geldende regelgeving, zodat u beschermd bent tegen eventuele belastingcorrecties. In feite wordt de kilometerregeling in real-time aangepast zodra deze wordt gepubliceerd. Echter, als u de mogelijkheid heeft om uw eigen balans toe te passen, stellen we u in staat om onze applicatie aan te passen. Probeer onze 2F-app gratis.
Tag: begrijp de kilometervergoedingen