Die Nutzung des eigenen Fahrzeugs für Geschäftsreisen berechtigt den Mitarbeiter, unter bestimmten Bedingungen, zur Erstattung der Kilometerkosten durch den Arbeitgeber, entweder in Form eines Pauschalbetrags oder einer tatsächlichen Kilometervergütung. Die Berechnung der Kilometerkosten und der Kilometervergütungen unterliegt strengen Normen. Hier sind die Regeln und Tipps, um die Aufgabe für die Mitarbeiter und die Buchhaltungsabteilung zu erleichtern.
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Erstattung der Kilometerkosten durch den Arbeitgeber
Kilometervergütung: Was ist das?
Die beruflichen Ausgaben beziehen sich, zur Erinnerung, auf die Kosten, die von den Mitarbeitern im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit und im Interesse des Unternehmens getragen werden. Die Erstattung dieser Ausgaben ist geregelt und kann verschiedene Formen annehmen. Die Kilometervergütungen gehören zu dieser Kategorie, wenn die Reise ordnungsgemäß nachgewiesen ist und sie im gesetzlichen Rahmen liegen.
Die Kilometerkosten — oder Kilometervergütung — beziehen sich auf die Ausgaben, die von Mitarbeitern und Managern bei der Nutzung ihres persönlichen Fahrzeugs im Rahmen einer beruflichen Mission entstehen.
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Gemäß der Berechnungstabelle für Kilometerkosten, die von der Finanzbehörde festgelegt wurde, kann der Mitarbeiter oder der Beamte seine Ausgaben — Treibstoff, Abnutzung, Versicherung… — von seinem Einkommensteuerbetrag abziehen. Dieser steuerliche Vorteil kommt, unter bestimmten Bedingungen, den Mitarbeitern des Unternehmens zugute, die ihr persönliches Fahrzeug im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen, unabhängig von ihrem Status oder ihrem Einkommensniveau — der Geschäftsführer ist dabei genauso betroffen wie der Mitarbeiter mit dem Mindestlohn oder dem ETAM.
Kilometervergütungen: die Bedingungen für
die Leistung Die Kilometerkosten können nur unter bestimmten Bedingungen erstattet werden.
- Erstens, dasFahrzeug darf nicht auf den Namen des Unternehmens zugelassen sein. In diesem Fall werden die angefallenen Kosten bereits vom Unternehmen getragen, sodass der Mitarbeiter keine Entschädigung verlangen kann.
- Im Gegensatz dazu muss der Mitarbeiter in der Lage sein, seine Reisekosten nachzuweisen, indem er das Unternehmen über das Datum, den Ort der Reise, die zurückgelegte Kilometerzahl und den Namen des betroffenen Kunden informiert.
- Zweitens kann die Kilometerpauschale nur angewendet werden, wenn die Strecke mehr als 50 km beträgt und das Ziel mehr als anderthalb Stunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln entfernt ist. Wenn die Strecke kürzer ist, hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf die Erstattung seiner Kilometerkosten durch den Arbeitgeber.
- Schließlich ist es natürlich wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Kilometervergütungen nur für berufliche Reisen gelten, wenn der Mitarbeiter sein persönliches Fahrzeug nutzt.
Die Reisekosten können, wie oben erwähnt, nur erstattet werden, wenn der Mitarbeiter gezwungen ist, sein Geschäftsfahrzeug im Rahmen seiner Geschäftsreisen zu nutzen. Dies ermöglicht ihm, gemäß dem jährlichen Kilometerplan entschädigt zu werden, wenn er einen Geschäftstermin bei einem Interessenten wahrnimmt, zu einem Kunden fährt, mit einem Kunden in ein Restaurant geht (er muss dann einen Spesenbericht erstellen, wenn er für das Restaurant bezahlt), usw.
Kilometervergütung für die Pendelstrecke?
Im Allgemeinen wird angenommen, dass die Fahrt zur Arbeit nicht als berufliche Honorare erstattet wird. Allerdings kann laut URSSAF eine solche Reise in diesen Rahmen fallen, wenn nachgewiesen wird, dass der Mitarbeiter sein eigenes Fahrzeug nutzen muss, um zur Arbeit zu gelangen, aufgrund von Zeitproblemen, die es ihm nicht ermöglichen, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, oder wenn diese Transportmittel ihn nicht in die Nähe seines Arbeitsplatzes bringen.
Achtung: Um die Erstattung der Kilometerkosten durch den Arbeitgeber zu erhalten, muss jedoch nachgewiesen werden, dass die Entfernung, die die Notwendigkeit zur Nutzung des eigenen Fahrzeugs mit sich bringt, nicht mit persönlichem Komfort zusammenhängt. Bitte beachten Sie, dass der Mitarbeiter bestätigen muss, dass er keinen Kollegen mitnimmt, der Anspruch auf diese Kilometervergütung hat.
Tatsächliche Kosten oder Pauschalvergütung für Kilometer?
Berechnung der tatsächlichen Kosten gemäß der Kilometerpauschale oder der Pauschalvergütung für die Verwaltung Ihres persönlichen Fahrzeugs: Diese Frage stellt sich regelmäßig zur Berechnung des steuerlichen Abzugs zum Zeitpunkt der Steuererklärung. Tatsächlich gibt es 2 Möglichkeiten: den Pauschalabzug von 10 %, oder den Abzug der Kilometerkosten in Höhe der tatsächlichen Ausgaben, gemäß der Steuertabelle. Hier sind die beiden Alternativen im Überblick.
Tatsächliche Kosten
Die tatsächlichen Kosten, als berufliche Ausgaben, werden im Lichte der vom Mitarbeiter im Rahmen seiner Arbeit getragenen Ausgaben berechnet, für den genauen Betrag der vom Mitarbeiter getragenen Ausgaben.
Grundsätzlich gewährt die Finanzbehörde einen automatischen Pauschalabzug von 10 % vom zu versteuernden Einkommen des Mitarbeiters.
Wenn der Betrag der für berufliche Zwecke angefallenen Ausgaben deutlich höher ist, erlaubt die Finanzbehörde die Berechnung der Kilometerkosten auf der Grundlage der tatsächlichen Ausgaben. Mit anderen Worten, der Mitarbeiter kann die tatsächlich angefallenen Kilometerkosten gemäß der Kilometerpauschale abziehen, um von einem noch attraktiveren steuerlichen Vorteil zu profitieren. Achtung: Die Kilometerkosten für die Berechnung der Kilometerpauschale müssen ordnungsgemäß nachgewiesen werden.
Was decken die Kilometerpauschalen ab?
Die Kilometervergütung dient dazu, alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs während einer Geschäftsreise abzudecken. Zu den Geschäftsreisen zählen: Kundenbesuche, Erkundungsreisen, Lieferungen…
Die Ausgaben, die durch die Kilometervergütung erstattet werden müssen, umfassen:
- Kilometerkosten, die mit der Abnutzung des Fahrzeugs verbunden sind: Reinigung und Wartung des Fahrzeugs, Reifenwechsel, Reparaturkosten und Abschreibung des Fahrzeugs.
- Die Kosten für die Kfz-Versicherung.
- Der Treibstoff.
- Die Parkgebühren.
Hinweis: Wenn ein Mitarbeiter zu einem Geschäftstermin fahren und in einem kostenpflichtigen Parkplatz parken muss, kann er gegen Vorlage der Rechnung erstattet werden. Wenn er jedoch im Stadtzentrum arbeitet und gezwungen ist, in einem kostenpflichtigen Parkplatz zu parken, um zur Arbeit zu gelangen, werden die Kosten nicht vom Unternehmen getragen. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie die Erstattung der Reisekosten von zu Hause zur Arbeit (Zeitdruck und geografische Lage).
Pauschalabzug oder Berechnung der tatsächlichen Kosten: die Regeln für die Kumulation
Im Falle einer Abzugsoption, die auf der Berechnung der tatsächlichen Kosten basiert, ist der Vorteil der Pauschalvergütung pro Kilometer ausgeschlossen. Es ist jedoch möglich, bestimmte Ausgaben abzuziehen, die nicht in der Kilometerpauschale enthalten sind. Diese Ausgaben umfassen die folgenden:
- Mautgebühren.
- Park- und Garagengebühren.
- Reparaturkosten im Falle eines Unfalls.
Kilometerpauschale 2020
Die Kilometerpauschale 2020 zur Berechnung des anwendbaren Kilometerabzugs für die Einkommensteuererklärung 2020 wurde noch nicht veröffentlicht. Hier ist die IK-Tabelle 2019.
Erstattung der Kilometerkosten mit Ausnahme von Autos
Erstattung der Kilometerkosten für Fahrräder
Seit 2016 erlaubt die Finanzbehörde die Erstattung der Kilometerkosten, in Form einer Kilometervergütung, für Fahrten mit dem Fahrrad.
Die Berechnungsregeln für die Kilometerkosten:
- Die Erstattung erfolgt auf der Grundlage von 25 Cent pro gefahrenem Kilometer.
- Jeder Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf eine Erstattung von mehr als 200 € pro Jahr.
Bitte beachten Sie, dass die Nutzung eines E-Bikes ebenfalls Anspruch auf die Erstattung der Kilometerkosten hat, unter denselben Bedingungen.
Die Zahlung der Kilometervergütung für die Nutzung des persönlichen Fahrrads durch den Mitarbeiter ist für den Arbeitgeber nicht verpflichtend.
Kilometervergütung für Scooter
Trotz des Wachstums dieses Transportmittels hat die Regierung bisher keine Vorschriften zur Erstattung und Berechnung der Kilometerkosten für Scooter erlassen. Es ist wahrscheinlich, dass sich, angesichts der Entwicklung der Gepflogenheiten, die Anwendung der Kilometerpauschale auf Scooter weiterentwickeln sollte — mit der Zahlung einer Vergütung pro gefahrenem Kilometer.
Kilometervergütung für Fahrgemeinschaften
Mitarbeiter, die Fahrgemeinschaften nutzen, können keine Kilometervergütungen sammeln: Nur der Fahrzeugbesitzer kann die Erstattung seiner Kilometerkosten beantragen.
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Kilometervergütung und Kilometer: Aus dem Rätsel herauskommen
Die Verwaltung der Kilometerkosten kann sehr zeitaufwendig sein und oft einen erheblichen administrativen Aufwand erfordern. All dies hat einen Kostenfaktor, der durch die Optimierung der Verwaltung der Kilometerkosten gesenkt werden kann. Wie? Durch die Nutzung einer umfassenden Anwendung, die darauf ausgelegt ist, den Anforderungen jedes Fachmanns gerecht zu werden, unabhängig von der Größe der Struktur. N2F wurde zu diesem Zweck entwickelt.
Eine All-in-One-Anwendung zur Verwaltung Ihrer Kilometerquoten
Zu den Vorteilen der N2F-Anwendung gehört das Google Maps-Modul, das sowohl in der mobilen Anwendung als auch in der Webanwendung integriert ist und somit wertvolle Zeit spart. Es bietet die Möglichkeit, die zurückgelegte Strecke schnell zu ermitteln, ideal, wenn Sie vergessen haben, Ihren Zähler abzulesen. Es ist nicht nötig, die Anwendung zu verlassen, um die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen, um Ihre Kilometervergütung zu beantragen. Sie geben die Start- und Zielorte ein, N2F berechnet automatisch die zurückgelegte Strecke, einschließlich der Etappen der Route, falls vorhanden, sowie den Betrag der Kilometerkosten, die erstattet werden sollen. Die Anwendung ist immer aktuell mit der anwendbaren Kilometerkostentabelle und wendet sie automatisch an basierend auf der steuerlichen Leistung Ihres Fahrzeugs. Der unbestreitbare Vorteil: Ein Reisebeleg wird sofort erstellt und mit Ihrer Reise verknüpft.
Dieses Modul ist mit dem Modul namens Orte verbunden. Das Ziel ist immer, Zeit zu sparen, dieses Modul ermöglicht es Ihnen, den Namen des Unternehmens einzugeben, ohne die Adresse selbst suchen zu müssen. Die Entfernung wird automatisch berechnet.
Eine weitere wichtige Funktion dieser Anwendung für Kilometerkosten ist die Möglichkeit, häufige Reisen zu speichern. Wenn Sie wiederkehrende Kunden haben, ist es nicht ungewöhnlich, dass Sie sie regelmäßig besuchen, sodass Sie keine Zeit mit der erneuten Eingabe dieser Strecke verlieren müssen. Einmal gespeichert, müssen Sie es nur noch auswählen und zu Ihren monatlichen Reisen hinzufügen. Für einen Restaurantbesitzer, der sich täglich oder wöchentlich am selben Ort eindeckt, ist diese Funktion ein Muss.
Aber wir haben uns entschieden, noch weiter zu gehen, indem wir alle Möglichkeiten in Betracht ziehen. So ist N2F in der Lage, die Strecke zur Arbeit abzuziehen, wenn einer Ihrer Mitarbeiter von zu Hause und nicht vom Unternehmen zu einem Kunden fährt, dank der Funktion „Abfahrt von meinem Zuhause“.
In N2F können Sie Ihr Fahrzeug ganz einfach konfigurieren: steuerliche Leistung, Energie… Sie können sogar alle erforderlichen Dokumente fotografieren, wie z. B. einen Fahrzeugschein und eine Versicherungsbescheinigung.
Entscheiden Sie sich für eine einfachere und intuitivere Verwaltung Ihrer Kilometerkosten und vergessen Sie die aufwendigen Berechnungen. N2F ist eine zuverlässige Lösung, die Ihnen garantiert, dass Sie mit den geltenden Vorschriften auf dem Laufenden sind, um Sie vor steuerlichen Anpassungen zu schützen. Tatsächlich wird die Kilometerpauschale in Echtzeit aktualisiert, sobald sie veröffentlicht wird. Wenn Sie jedoch die Möglichkeit haben, Ihre eigene Tabelle anzuwenden, ermöglichen wir es Ihnen, unsere Anwendung anzupassen. Testen Sie unsere Anwendung 2F kostenlos.
Tag: Kilometererstattungen verstehen