L’uso del proprio veicolo personale per viaggi di lavoro dà diritto all’impiegato, a determinate condizioni, al rimborso delle spese chilometriche da parte del datore di lavoro, sotto forma di una tariffa forfettaria o di un’indennità chilometrica reale. Il calcolo delle spese chilometriche e delle indennità chilometriche segue norme rigorose. Riepilogo delle regole e consigli per facilitare il compito degli impiegati e del servizio contabile.
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Rimborso delle spese chilometriche da parte del datore di lavoro
Spesa chilometrica: cos’è?
Le spese professionali corrispondono, per memoria, alle spese sostenute dai dipendenti nell’ambito della loro attività professionale e nell’interesse dell’azienda. Il rimborso di queste spese è regolato e può assumere diverse forme. Le indennità chilometriche appartengono a questa categoria se il viaggio è debitamente giustificato e rientra nel quadro legislativo.
Le spese chilometriche — o indennità chilometrica — si riferiscono alle spese sostenute da dipendenti e manager nell’utilizzo del proprio veicolo personale nell’ambito dell’esercizio di una missione professionale.
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In conformità con il tariffario di calcolo delle spese chilometriche stabilito dall’amministrazione fiscale, l’impiegato o l’agente può dedurre le proprie spese — carburante, usura, assicurazione… — dall’importo della propria imposta sul reddito. Questo vantaggio fiscale beneficia, a determinate condizioni, ai dipendenti dell’azienda che utilizzano il proprio veicolo personale nell’ambito della loro attività professionale, indipendentemente dal loro status o dal loro livello di retribuzione — il dirigente è coinvolto allo stesso modo dell’impiegato con stipendio minimo o dell’ETAM.
Indennità chilometriche: le condizioni di
prestazione Le spese chilometriche possono essere rimborsate solo a determinate condizioni.
- In primo luogo, il veicolo non deve essere registrato a nome dell’azienda. In tal caso, i costi sostenuti sono già a carico dell’azienda, quindi l’impiegato non può richiedere un risarcimento.
- D’altra parte, il dipendente deve essere in grado di giustificare le proprie spese di viaggio informando l’azienda della data, del luogo del viaggio, del numero di chilometri percorsi e del nome del cliente interessato dal viaggio.
- In secondo luogo, la franchigia chilometrica può essere applicata solo se il tragitto è superiore a 50 km e la destinazione si trova a più di un’ora e mezza con i mezzi pubblici. Se il tragitto è inferiore a queste distanze, l’impiegato non ha diritto al rimborso delle proprie spese chilometriche da parte del datore di lavoro.
- Infine, ovviamente, è importante ricordare che le indennità chilometriche possono corrispondere ai trasferimenti professionali solo quando l’ impiegato utilizza il proprio veicolo personale.
Le spese di viaggio non possono essere rimborsate, come indicato sopra, solo se il dipendente è obbligato a utilizzare il proprio veicolo d’affari nell’ambito dei suoi viaggi di lavoro. Ciò gli permetterà di essere risarcito secondo il calendario annuale chilometrico se svolge un processo d’affari recandosi da un potenziale cliente, se va da un cliente, se va a un ristorante con un cliente (dovrà quindi fare un conto spese se paga per il ristorante), ecc.
Rimborso chilometrico per i trasferimenti casa/lavoro?
In generale, si considera che il tragitto per recarsi al lavoro non è rimborsato a titolo di spese professionali. Tuttavia, secondo l’URSSAF, un tale viaggio può rientrare in questo ambito se si stabilisce che il dipendente deve prendere il proprio veicolo per lavorare a causa di problemi di orario che non gli consentono di utilizzare i mezzi pubblici o se questo trasporto non gli permette di spostarsi vicino al proprio luogo di lavoro.
Attenzione: per beneficiare del rimborso delle spese chilometriche da parte del datore di lavoro, è comunque necessario dimostrare che la distanza che implica l’obbligo di prendere il proprio veicolo non è legata alla comodità personale. Si prega di notare che l’impiegato deve certificare di non trasportare un collega che ha diritto a questa indennità chilometrica.
Costi reali o indennità forfettaria chilometrica?
Calcolo dei costi reali secondo la scala chilometrica o l’indennità forfettaria chilometrica per la gestione del proprio veicolo personale: la questione si pone regolarmente per calcolare la deduzione fiscale applicabile al momento della dichiarazione dei redditi. Infatti, ci sono 2 possibilità: la deduzione forfettaria del 10%, o la deduzione delle spese chilometriche per il loro importo reale, in applicazione del tariffario fiscale. Punto su queste due alternative.
Costi reali
I costi reali, come spese professionali, sono calcolati alla luce delle spese sostenute dal dipendente nell’ambito del proprio lavoro, per l’importo esatto delle spese sostenute dal dipendente.
In linea di principio, l’amministrazione fiscale concede una deduzione forfettaria automatica del 10% sul reddito imponibile del dipendente.
Quando l’importo delle spese sostenute per fini professionali è chiaramente superiore, l’amministrazione fiscale autorizza il calcolo delle spese chilometriche sulla base delle spese reali. In altre parole, l’impiegato può dedurre i costi chilometrici reali sostenuti secondo la scala chilometrica per beneficiare di un vantaggio fiscale ancora più interessante. Attenzione: le spese chilometriche per il calcolo della franchigia chilometrica devono essere debitamente giustificate.
Cosa coprono le franchigie chilometriche?
L’indennità chilometrica è destinata a coprire tutte le spese legate all’utilizzo di un veicolo personale durante un viaggio di lavoro. Sono considerati viaggi di lavoro: visite a un cliente, viaggi di esplorazione, consegne…
Le spese che devono essere rimborsate tramite l’indennità chilometrica includono:
- Spese chilometriche legate all’usura del veicolo: pulizia e manutenzione del veicolo, cambio di pneumatici, spese di riparazione e ammortamento del veicolo.
- Il costo dell’assicurazione auto.
- Il carburante.
- Le spese di parcheggio.
Nota: se un dipendente deve recarsi a un appuntamento professionale e parcheggiare in un parcheggio a pagamento, può essere rimborsato su presentazione della fattura. Tuttavia, se lavora nel centro della città ed è costretto a parcheggiare in un parcheggio a pagamento per recarsi al lavoro, i costi non saranno sostenuti dall’azienda. Ci sono tuttavia delle eccezioni, come il rimborso delle spese di viaggio da casa al lavoro (vincoli di tempo e situazione geografica).
Deduzione forfettaria o calcolo dei costi reali: le regole di cumulo
Nel caso di un’opzione di deduzione basata sul calcolo dei costi reali, il beneficio dell’indennità forfettaria per chilometro è escluso. Tuttavia, è possibile dedurre alcune spese che non sono incluse nel tariffario chilometrico. Queste spese includono le seguenti:
- Spese di pedaggio.
- Spese di parcheggio e garage.
- Spese di riparazione in caso di incidente.
Tariffario delle spese chilometriche 2020
Il tariffario delle spese chilometriche 2020 per il calcolo della deduzione chilometrica applicabile alla dichiarazione dei redditi del 2020 non è ancora stato pubblicato. Ecco la scala IK 2019.
Rimborso delle spese chilometriche ad esclusione delle auto
Rimborso delle spese chilometriche in bicicletta
Dal 2016, l’amministrazione fiscale autorizza il rimborso delle spese chilometriche, tramite un’indennità chilometrica, per i trasferimenti in bicicletta.
Le regole di calcolo delle spese chilometriche:
- Il rimborso è effettuato sulla base di 25 centesimi di euro per chilometro percorso.
- Ogni dipendente non ha diritto a un rimborso di un importo superiore a 200€ all’anno.
Si prega di notare che l’utilizzo di una bicicletta elettrica ha anch’essa diritto al rimborso delle spese chilometriche, alle stesse condizioni.
Il pagamento dell’indennità chilometrica legata all’utilizzo della propria bicicletta personale da parte dell’impiegato non è obbligatorio per il datore di lavoro.
Rimborso chilometrico per scooter
Nonostante la crescita di questo mezzo di trasporto, il Governo non ha ancora istituito regolamenti sul rimborso e sul calcolo delle spese chilometriche degli scooter. È probabile che, considerando l’evoluzione delle consuetudini, l’applicazione della franchigia chilometrica agli scooter debba evolversi — con il pagamento di un’indennità per chilometro percorso.
Rimborso per chilometro per il carpooling
I dipendenti che utilizzano il carpooling non possono accumulare indennità chilometriche: solo il proprietario del veicolo può richiedere il rimborso delle proprie spese chilometriche.
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Indennità chilometrica e chilometrica: uscire dal puzzle
La gestione delle spese chilometriche può richiedere molto tempo e spesso un notevole sforzo amministrativo. Tutto ciò ha un costo che può essere ridotto ottimizzando la gestione delle spese chilometriche. Come? Utilizzando un’applicazione completa progettata per soddisfare le esigenze di ogni professionista, indipendentemente dalle dimensioni della struttura. Il N2F è stato progettato a tale scopo.
Un’applicazione tutto-in-uno per gestire le tue quote chilometriche
Tra i vantaggi dell’applicazione N2F c’è il modulo Google Maps, integrato sia nell’app mobile che nell’app web, che consente di risparmiare tempo prezioso. Offre la possibilità di trovare rapidamente la distanza percorsa, ideale se hai dimenticato di leggere il tuo contachilometri. Non è necessario uscire dall’app per ottenere le informazioni necessarie per rimborsare il tuo premio chilometrico. Inserisci i luoghi di partenza e arrivo, N2F calcola automaticamente la distanza percorsa, comprese le tappe dell’itinerario, se del caso, così come l’importo delle spese chilometriche da rimborsare. L’app è sempre aggiornata con il tariffario delle spese chilometriche applicabile e lo applica automaticamente in base alla potenza fiscale del tuo veicolo. L’indiscutibile: una prova di viaggio è generata immediatamente e associata al tuo viaggio.
Questo modulo è associato a quello chiamato Luoghi. L’obiettivo è sempre quello di risparmiare tempo, questo modulo ti consente di inserire il nome dell’azienda senza dover cercare tu stesso il suo indirizzo. La distanza sarà calcolata automaticamente.
Un’altra caratteristica chiave di questa applicazione dedicata alle spese chilometriche è la possibilità di registrare i viaggi preferiti. Se hai clienti ricorrenti, non è raro che tu li visiti regolarmente, in modo da non dover perdere tempo a inserire di nuovo questa strada. Una volta registrato, basta selezionarlo e aggiungerlo ai tuoi viaggi mensili. Per un ristoratore che si rifornisce tutti i giorni o tutte le settimane nello stesso posto, questa funzionalità è un must.
Ma abbiamo scelto di andare ancora oltre considerando tutte le possibilità. Così, N2F è in grado di dedurre la distanza dal lavoro se uno dei tuoi dipendenti parte da casa e non dall’azienda per andare da un cliente, grazie alla funzione “partenza da casa mia”.
In N2F, puoi facilmente configurare il tuo veicolo: potenza fiscale, energia… Puoi persino fotografare tutti i documenti normativi, come un libretto di circolazione e un certificato di assicurazione.
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