De onafhankelijke thuisverkoper factureert niet zoals een zelfstandige ondernemer. Afhankelijk van zijn substatus (vertegenwoordiger, koper-verkoper of makelaar) verandert de juridische aard van het document dat aan de klant wordt overhandigd, en een fout in de kwalificatie kan leiden tot een fiscale herziening of een herkwalificatie van het contract. Het begrijpen van dit onderscheid voordat er iets wordt opgeschreven, voorkomt de meeste problemen die VDI’s in de praktijk tegenkomen.
Ontvangst of factuur: de juridische onderscheid dat de VDI moet beheersen
De meest voorkomende verwarring betreft de aard van het document. Voor een VDI vertegenwoordiger is het document dat aan de klant wordt overhandigd juridisch gezien een ontvangstbewijs dat wordt uitgegeven namens en voor rekening van het directe verkoopbedrijf, geen persoonlijke commerciële factuur. De VDI vertegenwoordiger fungeert als tussenpersoon: de verkoop wordt gesloten tussen het bedrijf en de eindklant.
Lees ook : Hoe een afwezigheidsmelding op school te beheren?
Dit ontvangstbewijs mag niet het persoonlijke SIREN- of SIRET-nummer van de VDI bevatten. Het vermeldt de gegevens van het bedrijf dat de verkoop incasseert. Het gebruik van eigen professionele gegevens op dit document creëert een risico op herkwalificatie als onafhankelijke commerciële activiteit, met de fiscale en sociale verplichtingen die daaruit voortvloeien.
De VDI koper-verkoper bevindt zich in een andere situatie. Hij koopt de producten van het partnerbedrijf en verkoopt deze vervolgens aan zijn klanten onder zijn eigen naam. Hij stelt dus een klassieke verkoopfactuur op, met zijn eigen gegevens. Zoals een uitgebreide gids over het onderwerp van vdi en belastingen op Be 2 Biz uiteenzet, bepaalt dit onderscheid de hele documentketen.
Lees ook : Hoe een afroomstrategie voor marketing te implementeren?
De VDI makelaar daarentegen brengt verkoper en koper samen zonder ooit de goederen in bezit te hebben. Zijn factureringsdocument betreft de ontvangen commissie, niet de prijs van het verkochte product.
Verplichte vermeldingen op een VDI koper-verkoper factuur
Alleen de VDI koper-verkoper stelt een correcte factuur op voor de klant. Dit document moet specifieke vermeldingen bevatten om juridisch geldig te zijn.
- De volledige identiteit van de VDI (naam, adres, SIREN-nummer) en die van de klant, met de datum van de verkoop en een uniek factuurnummer volgens een chronologische volgorde zonder onderbreking
- De gedetailleerde omschrijving van de verkochte producten, de hoeveelheid, de prijs per eenheid exclusief btw en het totaalbedrag
- De vermelding « TVA niet van toepassing, art. 293 B van de CGI » zolang de omzet onder de drempels van de vrijstelling van btw blijft, wat geldt voor de grote meerderheid van de actieve VDI’s
- De betalingsvoorwaarden (vervaldatum, geaccepteerde betaalmethoden) en, indien van toepassing, de toepasselijke vertragingsboetes
Het weglaten van de vermelding met betrekking tot artikel 293 B van de CGI is de meest voorkomende valkuil. De gedigitaliseerde controles, versterkt in het kader van elektronische facturering, maken deze fout gemakkelijker detecteerbaar dan voorheen.
Elektronische facturering en VDI: wat er concreet verandert
De hervorming van de elektronische facturering, die meerdere keren is uitgesteld, voorziet in een geleidelijke invoering. Grote bedrijven worden als eerste aangesproken. Voor VDI’s, die worden beschouwd als zelfstandige ondernemers, is de verplichting om elektronische facturen te ontvangen van toepassing vanaf 1 september 2026.
De Federatie van Directe Verkoop (FVD) verduidelijkt dat VDI’s die aan een directe verkoopmaatschappij zijn verbonden, in de meeste gevallen gebruik zullen maken van de tools die door hun partnerbedrijf zijn opgezet. Ze hoeven zich niet zelf aan te melden op het openbare factureringsportaal of zelfstandig een speciaal softwareprogramma te beheren.
Deze hervorming betreft alleen transacties tussen professionals (B2B). Verkopen die rechtstreeks aan particuliere consumenten worden gedaan, zijn niet onderworpen aan elektronische facturering. Voor een VDI vertegenwoordiger wiens activiteit bestaat uit het verkopen aan particulieren via het partnerbedrijf, blijft de directe impact beperkt. De VDI koper-verkoper die ook met professionals werkt, moet ervoor zorgen dat zijn facturen via een veilige, conforme platform verlopen.
Het genormaliseerde model opgelegd door de partnerbedrijven
Steeds meer directe verkoopbedrijven leggen hun eigen genormaliseerde modellen voor bestelbonnen of ontvangstbewijzen op. Deze documenten bevatten al de vereiste wettelijke vermeldingen, de gegevens van het bedrijf en een formaat dat compatibel is met de toekomstige eisen van elektronische facturering.
Voor de VDI vertegenwoordiger vereenvoudigt dit model de naleving: het is voldoende om het in te vullen zonder het te wijzigen. Voor de VDI koper-verkoper vervangen deze modellen zijn eigen verkoopfactuur niet, maar dienen ze als referentie voor de aankoopfactuur die van het bedrijf is ontvangen.
Inkomstenverklaring VDI en link met facturering
De commissies en marges die door de VDI worden ontvangen, zijn niet-commerciële winsten (BNC) voor de vertegenwoordiger en de makelaar, en industriële en commerciële winsten (BIC) voor de koper-verkoper. De consistentie tussen de uitgegeven facturen of ontvangstbewijzen en de aan de belastingdienst gerapporteerde bedragen is verifieerbaar, des te meer met de geleidelijke digitalisering van de uitwisselingen.
Elk factureringsdocument dient als bewijsstuk. Het bewaren van alle ontvangstbewijzen, facturen en bestelbonnen gedurende de wettelijke bewaartijd maakt het mogelijk om te voldoen aan een eventuele controle zonder problemen. Een discrepantie tussen de gerapporteerde inkomsten en de factureringsdocumenten vormt een waarschuwingssignaal voor de administratie.
- De VDI vertegenwoordiger bewaart de ontvangstbewijzen die namens het bedrijf zijn uitgegeven en de ontvangen commissieoverzichten
- De VDI koper-verkoper bewaart zijn aankoopfacturen (aan het bedrijf) en zijn verkoopfacturen (aan de klanten)
- De VDI makelaar bewaart de commissie-facturen die aan het partnerbedrijf zijn gericht
De nauwkeurigheid van het archiveren van deze documenten bepaalt de soepelheid van een inkomstenverklaring. Een chronologische archivering per kwartaal, zelfs eenvoudig (gedateerde digitale mappen), is voldoende voor de meeste activiteit volumes die worden aangetroffen in de thuisverkoop.