Der unabhängige Hausverkäufer berechnet nicht wie ein Kleinunternehmer. Je nach seiner Unterkategorie (Vertreter, Käufer-Wiederverkäufer oder Makler) ändert sich die rechtliche Natur des Dokuments, das dem Kunden übergeben wird, und ein Fehler bei der Qualifizierung kann zu einer Steuerprüfung oder einer Umqualifizierung des Vertrags führen. Diese Unterscheidung zu verstehen, bevor man irgendetwas schreibt, vermeidet die meisten Probleme, mit denen aktive VDI konfrontiert sind.
Quittung oder Rechnung: die rechtliche Unterscheidung, die der VDI beherrschen muss
Die häufigste Verwirrung betrifft die Art des Dokuments. Für einen VDI Vertreter ist das Dokument, das dem Kunden übergeben wird, rechtlich eine Quittung, die im Namen und für Rechnung des Direktvertriebsunternehmens ausgestellt wird, keine persönliche Handelsrechnung. Der VDI Vertreter agiert als Vermittler: Der Verkauf wird zwischen dem Unternehmen und dem Endkunden abgeschlossen.
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Diese Quittung darf nicht die persönliche SIREN- oder SIRET-Nummer des VDI tragen. Sie enthält die Referenzen des Unternehmens, das den Verkauf abwickelt. Die Verwendung eigener beruflicher Kontaktdaten auf diesem Dokument birgt das Risiko einer Umqualifizierung als unabhängige Handelsaktivität, mit den sich daraus ergebenden steuerlichen und sozialen Verpflichtungen.
Der VDI Käufer-Wiederverkäufer befindet sich in einer anderen Situation. Er kauft die Produkte beim Partnerunternehmen und verkauft sie dann in eigenem Namen an seine Kunden. Er stellt daher eine klassische Verkaufsrechnung mit seinen eigenen Kontaktdaten aus. Wie in einem umfassenden Leitfaden zum Thema VDI und Steuern auf Be 2 Biz detailliert beschrieben, beeinflusst diese Unterscheidung die gesamte Dokumentationskette.
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Der VDI Makler hingegen bringt Verkäufer und Käufer zusammen, ohne jemals die Ware zu besitzen. Sein Rechnungsdokument bezieht sich auf die erhaltene Provision, nicht auf den Preis des verkauften Produkts.
Pflichtangaben auf einer VDI Käufer-Wiederverkäufer-Rechnung
Nur der VDI Käufer-Wiederverkäufer stellt eine ordnungsgemäße Rechnung an den Kunden aus. Dieses Dokument muss bestimmte Angaben enthalten, um rechtlich gültig zu sein.
- Die vollständige Identität des VDI (Name, Adresse, SIREN-Nummer) und die des Kunden, mit dem Datum des Verkaufs und einer einzigartigen Rechnungsnummer, die einer chronologischen Reihenfolge ohne Unterbrechung folgt
- Die detaillierte Bezeichnung der verkauften Produkte, die Menge, der Nettopreis und der Gesamtbetrag
- Der Hinweis „Keine Umsatzsteuer anwendbar, Art. 293 B des CGI“, solange der Umsatz unter den Schwellenwerten der Umsatzsteuerbefreiung bleibt, was die große Mehrheit der aktiven VDI betrifft
- Die Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum, akzeptierte Zahlungsmittel) und gegebenenfalls die anwendbaren Verzugszinsen
Das Versäumnis, den Hinweis auf Artikel 293 B des CGI zu erwähnen, ist die häufigste Falle. Die digitalisierten Kontrollen, die im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung verstärkt wurden, machen diesen Fehler leichter erkennbar als zuvor.
Elektronische Rechnungsstellung und VDI: was sich konkret ändert
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die mehrfach verschoben wurde, sieht eine schrittweise Einführung vor. Zunächst sind große Unternehmen betroffen. Für die VDI, die als Einzelunternehmer gelten, gilt die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen, ab dem 1. September 2026.
Der Verband des Direktvertriebs (FVD) stellt klar, dass die VDI, die einem Direktvertriebsunternehmen zugeordnet sind, in den meisten Fällen die von ihrem Partnerunternehmen bereitgestellten Werkzeuge nutzen werden. Sie müssen sich nicht selbst im öffentlichen Rechnungsportal registrieren oder eine spezielle Software eigenständig verwalten.
Diese Reform betrifft nur Transaktionen zwischen Fachleuten (B2B). Verkäufe, die direkt an private Verbraucher getätigt werden, unterliegen nicht der elektronischen Rechnungsstellung. Für einen VDI Vertreter, dessen Tätigkeit darin besteht, über das Partnerunternehmen an Privatpersonen zu verkaufen, bleibt die direkte Auswirkung begrenzt. Der VDI Käufer-Wiederverkäufer, der auch mit Fachleuten arbeitet, muss hingegen sicherstellen, dass seine Rechnungen über eine konforme, sichere Plattform abgewickelt werden.
Das von den Partnerunternehmen auferlegte standardisierte Modell
Immer mehr Direktvertriebsunternehmen verlangen ihre eigenen standardisierten Bestell- oder Quittungsmodelle. Diese Dokumente enthalten bereits die erforderlichen rechtlichen Angaben, die Referenzen des Unternehmens und ein Format, das mit den zukünftigen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung kompatibel ist.
Für den VDI Vertreter vereinfacht dieses Modell die Einhaltung: Er muss es nur ausfüllen, ohne es zu ändern. Für den VDI Käufer-Wiederverkäufer ersetzen diese Modelle nicht seine eigene Verkaufsrechnung, sondern dienen als Referenz für die vom Unternehmen erhaltene Einkaufsrechnung.
Erklärung der VDI-Einkünfte und Zusammenhang mit der Rechnungsstellung
Die Provisionen und Margen, die der VDI erhält, sind nicht gewerbliche Einkünfte (BNC) für den Vertreter und den Makler sowie gewerbliche Einkünfte (BIC) für den Käufer-Wiederverkäufer. Die Konsistenz zwischen den ausgestellten Rechnungen oder Quittungen und den an die Steuerbehörde gemeldeten Beträgen ist überprüfbar, insbesondere durch die schrittweise Digitalisierung der Austauschprozesse.
Jedes Rechnungsdokument dient als Nachweis. Die Aufbewahrung aller Quittungen, Rechnungen und Bestellungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ermöglicht es, auf eine mögliche Kontrolle problemlos zu reagieren. Eine Diskrepanz zwischen den gemeldeten Einkünften und den Rechnungsdokumenten stellt ein Warnsignal für die Verwaltung dar.
- Der VDI Vertreter bewahrt die im Namen des Unternehmens ausgestellten Quittungen und die erhaltenen Provisionsabrechnungen auf
- Der VDI Käufer-Wiederverkäufer bewahrt seine Einkaufsrechnungen (an das Unternehmen) und seine Verkaufsrechnungen (an die Kunden) auf
- Der VDI Makler bewahrt die Provisionsrechnungen auf, die an das Partnerunternehmen gerichtet sind
Die Sorgfalt bei der Ablage dieser Dokumente bestimmt die Effizienz einer Einkommenssteuererklärung. Eine chronologische Archivierung nach Quartal, auch einfach (datierte digitale Ordner), reicht für die meisten Aktivitätsvolumina im Direktvertrieb aus.